Tarih boyunca ortaya çıkan Türk veya İslam devletleri, birtakım farklılıklar uygulansa da temelde aynı müessese ve teşkilatlanmaya dayanır. Bunlardan biri de defterdarlık kurumu. Osmanlı bu adı, mustevfi veya sahib-I divan-I istifa adlarını kullanan Büyük Selçuklu ya da Anadolu Selçuklu Devleti’nden değil, 13 yüzyıla değin defterdari-i memalik’i kullanan İlhanlılardan aldı. Henüz Anadolu’daki onlarca beylikten biriyken mali işleri idare edecek bağımsız bir müesseseye ihtiyaçları yoktu ama II. Murat zamanında topraklarını biraz daha genişleten devlet, Bab-I Defteri de denilen böyle bir sorumluya ihtiyaç duydu. Fazla zaman geçmeden, II. Murat’ın İstanbul’u fetheden oğlu Mehmed, gelir ve gider tablosu zenginleşen ülkenin maliyesini tasarladığı kanunnameyle tertip etti ve defterdar sayısını birden ikiye çıkardı. Yine de Rumeli defterdarı Anadolu defterdarından pozisyon olarak her zaman daha yüksekte oldu. Mısır’ı fetheden Sultan Selim ise, hakimiyetini Doğu’ya doğru genişlettiğinden buraya da Arap ve Acem Defterdarlığı adıyla başka birini görevlendirdi ama bir süre sonra bazı şehirler bu idari birimden koptuğu için kurum işlevsiz kaldı. Defterdarlık açısından 18. yüzyıla kadar geçen süreçte pek bir değişiklik olmadı. Tahtta III. Selim varken hem yeniçerilere karşı potansiyel bir tehdit oluşturmak hem de eski gücünü yitiren devleti toparlamak adına Nizam-I Cedid ordusu oluşturdu. Bu ordunun mali yönetimi için yeni bir hazine ve defterdar ihtiyacı duyan Selim, İrad-ı Cedid Nazırı ünvanıyla şıkk-I sani bir defterdar belirledi. Selim’in tahttan indirilip öldürülmesi, onun getirdiği düzenlemelerin de işleyişten çıkarıldığı anlamına geliyordu. Aynı topraklarda, Tanzimat Fermanı’ndan hemen önce devlet bazı kararsız adımlar attı. Hazine-i Amire 4 yıl içerisinde, önce Darphane Hazinesi’yle sonra Mansure Hazinesi’yle birleştirilip ayrıldı. 1841’den itibaren kurumun adı defterdarlıktan Maliye Nezareti’ne döndü.
Padişahın malının vekilliği yapan defterdarlar, bu ağır görevleri dolayısıyla devlet içinde yüksek ve saygın bir makamdaydılar ama yine de harcamaları danışmadan yapamıyorlardı. Ülkenin bir ucundan diğer ucuna mali işler hakkında hükümlerin hepsini defterdar yazardı. Topkapı Sarayı’nın Kubbealtı dairesinde toplanan Divan-I Hümayun’un da üyesiydi ve alanı hakkındaki davalara bakardı. Divan üyesi olarak da vezirle birlikte padişaha taleplerini sunar, yılda bir kere bütçeyi açıklardı. Bu sırada Fatih Sultan Mehmed’in emri dolayısıyla defterdara estetik değeri yüksek değerli bir kaftan giydirilip hediye edilirdi. Kar hırsıyla halka zulmedenler defterdar tarafından tespit edilir, hazineye giren paranın tam ayar olup olmadığı denetlenirdi.
Bu müessesinin başına farklı zamanlarda 7 kez getirilen ve arkasında bir nasihatname bırakan Sarı Mehmed Paşa, kayırmayla ve rüşvetle, devletin malını toplayabilecek kabiliyetten uzak kimselerin bu göreve getirilmemesi üzerinde durur. Geliri arttırırken gideri de asgari düzeyde tutmaya emek verecek olan bu temiz ahlak sahibi kişilerin, devletin kendilerine verdikleri maaşla da yetinmeleri, hazineyi kendi çıkarları için kullanmamaları gerektiğini söyler. Ama aynı zamanda sadrazamdan defterdarlar için tam bir özgürlük ortamı ve serbestlik ister. Hakkında yapılacak suçlamalar için de devletin ona kol kanat germesi ve işin aslı araştırılmadan suçlamalara rağbet edilmemesinin önemini vurgular. Bu noktalar, Sarı Mehmed Paşa’ya göre defterdarlığın en sağlıklı şekilde işlemesi için gereken önemli hususlardır.
